Última actualización: Octubre 2024.

 

1. Introducción y Alcance de la Política

 

Datalex se compromete a proteger la privacidad y seguridad de los datos personales que tratamos en el curso de nuestra actividad profesional. Esta Política de Privacidad describe qué tipo de información recopilamos, cómo la utilizamos, las medidas que implementamos para proteger dicha información, y los derechos de los usuarios en relación con sus datos. Esta política aplica a todos los datos personales tratados por Datalex, tanto online como offline, y abarca todos los servicios y actividades que realizamos en el ámbito de la consultoría legal, regulatoria y de tecnología.

 

2. Información Recopilada y Su Naturaleza

 

Recopilamos distintos tipos de datos personales según la relación con el cliente y la interacción con nuestro sitio web o servicios:

 

• Datos Identificativos y de Contacto: Nombre, correo electrónico, empresa, rol, número de teléfono e información de contacto adicional.

• Información Financiera: Datos necesarios para la facturación y el cumplimiento de obligaciones contractuales y fiscales.

• Datos de Navegación y Cookies: En nuestro sitio web, recopilamos datos de navegación (dirección IP, tipo de dispositivo, sistema operativo, datos de sesión) y utilizamos cookies para optimizar la experiencia del usuario, analizar el tráfico del sitio y enviar comunicaciones personalizadas.

 

3. Fines del Tratamiento de Datos

Tratamos los datos personales para los siguientes fines específicos:

 

• Envío de Comunicaciones Comerciales: Enviamos información sobre nuestros servicios, productos, guías, eventos y novedades del sector tecnológico y legal a aquellos usuarios que hayan dado su consentimiento explícito.

• Gestión de la Relación Comercial: Utilizamos los datos para gestionar consultas, solicitudes de propuestas o cotizaciones, y para brindar asesoría legal y consultoría especializada, la cual puede implicar el acceso a datos personales de clientes o de terceros.

• Cumplimiento de Obligaciones Legales: Tratamos datos personales para cumplir con obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social, así como para responder a órdenes judiciales y administrativas.

• Ejercicio de Defensa Legal: En situaciones donde es necesario, los datos pueden ser tratados para la defensa de Datalex en procedimientos legales o administrativos.

• Analítica y Mejora de Servicios: Con fines de análisis de datos empresariales, evaluamos el rendimiento de nuestros servicios para optimizarlos y adaptar nuestras soluciones a las necesidades de nuestros clientes.

• Relación con Proveedores: Tratamos datos personales en el contexto de la contratación y gestión de servicios con terceros que nos proveen servicios necesarios para la operación de Datalex.

 

4. Base Legal del Tratamiento de Datos

 

La base legal para el tratamiento de los datos personales será el consentimiento expreso, libre e informado de los titulares de los datos. En algunos casos, trataremos los datos sin consentimiento cuando el tratamiento sea necesario para cumplir con leyes y regulaciones aplicables a Datalex.

 

5. Comunicación y Transferencia de Datos a Terceros

 

Compartimos datos personales únicamente en casos específicos y bajo condiciones de seguridad y confidencialidad. Las situaciones incluyen:

 

• Proveedores de Servicios Tecnológicos: Trabajamos con terceros especializados en tecnología para la gestión y almacenamiento de datos. Estos proveedores están contractualmente obligados a tratar los datos solo en nombre de Datalex, con los fines definidos y bajo estrictas medidas de seguridad.

• Cumplimiento Legal: Compartimos datos personales con autoridades competentes solo cuando se emiten requerimientos legales válidos.

• Transferencias Internacionales de Datos: Datalex puede transferir datos a terceros ubicados en otros países, particularmente cuando utilizamos servicios en la nube cuyos servidores pueden estar en jurisdicciones distintas a Costa Rica. En todos los casos, nos aseguramos de cumplir con la normativa de protección de datos aplicable, incluyendo la selección de proveedores que ofrezcan garantías adecuadas de seguridad.

 

6. Seguridad de los Datos

 

Implementamos múltiples medidas técnicas y organizativas para proteger la información personal contra accesos no autorizados, pérdidas, y manipulaciones. Estas incluyen:

 

• Almacenamiento Seguro en la Nube: Utilizamos proveedores de servicios en la nube reputados como Apple iCloud y Microsoft 365 (Azure), que cuentan con certificaciones avanzadas en ciberseguridad. En el caso de iCloud, aplicamos Advanced Data Protection para añadir una capa extra de protección. Todos los datos se encuentran cifrados tanto en tránsito como en reposo.

• Autenticación y Control de Acceso: Aplicamos autenticación multifactor y un sistema de gestión de accesos basado en roles para restringir el acceso a la información sensible únicamente al personal autorizado.

• Protección contra Malware: Nuestras herramientas y dispositivos de trabajo cuentan con funciones de protección antimalware y firewalls proporcionados por el sistema operativo de macOS, lo que permite mantener la integridad de nuestros sistemas.

 

7. Derechos del Usuario y Procedimiento para su Ejercicio

Los usuarios tienen derecho a acceder, rectificar, cancelar y oponerse (derechos ARCO) al tratamiento de sus datos. Estos derechos pueden ejercerlos enviando un correo a la dirección: info@datalexlatam.com indicando el nombre completo, el derecho específico que se ejerce, y cualquier evidencia válida de su identificación. Adicionalmente, tienen derecho a la portabilidad de los datos y a la limitación del tratamiento en aquellos países donde así se reconozca. Procesaremos todas las solicitudes en un plazo de cinco días hábiles, salvo que existan causas justificadas para una extensión del plazo, como la falta de información o situaciones excepcionales.

 

8. Periodo de Conservación de los Datos

 

Datalex mantiene los datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas y conforme a lo establecido en la legislación vigente. En términos generales, aplicamos el estándar de retención de datos recomendado por las mejores prácticas internacionales, manteniendo los datos solo por el tiempo mínimo necesario.

 

9. Contacto para Consultas y Reclamos

 

Si tiene consultas, quejas o desea ejercer sus derechos de protección de datos, puede contactar a nuestro responsable de privacidad en info@datalexlatam.com.  Nuestro equipo responderá a todas las solicitudes de manera oportuna y en estricto cumplimiento de la normativa vigente.

 

10. Uso de IA y Automatización

 

Para optimizar nuestros servicios, Datalex utiliza plataformas de inteligencia artificial, tales como Claude y ChatGPT. Sin embargo, cuando utilizamos estos sistemas públicos, que no han sido específicamente ajustados ni desarrollados por Datalex, evitamos ingresar información personal o sensible de nuestros clientes, a menos que contemos con autorización explícita y solo en casos estrictamente necesarios. Nos comprometemos a que el uso de IA esté en línea con nuestra responsabilidad y ética en la protección de los datos de nuestros clientes. El uso de IA por parte de Datalex se rige por su Política de Uso de IA. 

 

11. Uso de Cookies y Tecnología de Rastreo

 

Nuestro sitio web puede utilizar cookies y tecnologías de rastreo similares para recopilar y almacenar información de uso. Las cookies permiten mejorar la experiencia del usuario, adaptar el contenido a sus preferencias, y enviar comunicaciones personalizadas cuando se ha autorizado. Los usuarios pueden gestionar sus preferencias de cookies a través de la configuración de su navegador. 

 

12. Actualizaciones de la Política de Privacidad

 

Datalex revisa y actualiza periódicamente esta Política de Privacidad para asegurar su alineación con las regulaciones aplicables y las mejores prácticas del sector. Recomendamos a nuestros usuarios revisar esta política regularmente para estar al tanto de posibles cambios.